영어 프레젠테이션, 글로벌 기업 직원의 노하우를 엿보다 ① 준비 편

영어 프레젠테이션, 글로벌 기업 직원의 노하우를 엿보다 ① 준비 편 GE 사람들 / 커리어

2014/02/03 12:12

http://geblog.kr/130184861673

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‘프레젠테이션’하면 여러분은 어떤 모습이 가장 먼저 떠오르시나요? 흔히 보는 드라마 속 주인공은 경영진이나 바이어들 앞에서 멋진 프레젠테이션을 선보이고, 설득된 청중들로부터 큰 박수를 받곤 합니다. 여기에 배경 음악까지 가세하면 훈훈한 분위기가 고조되어 보는 시청자들까지 마음이 동요되지요.  

그렇다면 현실 속 직장에서 여러분이나 동료들은 어떻게 프레젠테이션을 하고 계신가요? 드라마 주인공 같은 당당하고 자신감 넘치는 모습이 아닌, 프레젠테이션에 대한 부담감 또는 준비 부족으로 횡설수설하면서 청중을 지루하게 만든 적은 없으신가요? 더군다나 세계화 시대가 도래하면서 직장에서 영어로 프레젠테이션을 하는 경우가 점점 많아지고 있어, 가뜩이나 부담스러운 프레젠테이션에 대한 스트레스가 두 배로 높아지고 있는 건 아닌지요. 하지만 프레젠테이션은 직장에서 자신의 가치를 높이기 위한 하나의 좋은 방법인 만큼, 그 노하우를 잘 익히고 실력을 기르면 자신의 커리어 개발에 큰 도움이 될 수 있습니다. 

이에 상상팩토리에서는, 글로벌 기업 GE에서 고위 경영진과 실무진을 상대로 수많은 영어 프레젠테이션을 진행해 온 GE 파워앤워터의 김강석 부장이 제공하는 팁을 통해 멋진 영어 프레젠테이션을 할 수 있는 노하우를 공개합니다. 첫 번째 시간인 오늘은 완벽한 실전을 위한 ‘준비 과정’에 대해 소개하겠습니다! 

 

 

GE 파워앤워터의 김강석 부장이 들려주는 ‘영어 프레젠테이션 노하우’

 

유비무환! 자신감의 비결은 ‘철저한 준비’

 

• 청중이 듣고 싶어하는 이야기가 무엇일지 먼저 고민하라
• 연습 또 연습, 연습에 지나침은 없다

 

안녕하세요 상상팩토리 여러분, GE 파워앤워터의 김강석이라고 합니다. 작년 봄에도 컨퍼런스 콜 진행 팁을 소개하며 여러분께 인사 드린 적이 있는데요(http://geblog.kr/130172348838), 이번 시간에는 프레젠테이션에 대해 이야기해 보겠습니다.

 

재치있게 농담을 던지며 화려한 화술로 청중을 사로잡는 명사들을 보면 즉석에서 말을 능수능란하게 풀어내는, 남들보다 뛰어난 재능을 타고난 것처럼 생각하기 쉽습니다. 하지만 사실 그렇게 자신감 있고 여유로운 모습 뒤에는 우아한 모습의 백조가 물 속에서 발장구를 치고 있는 것과 같이 철저한 준비와 연습이 있었다고 하죠. 청중에게는 즉흥적으로 보이는 농담이나 손짓 하나도 사실은 치밀하게 계획하고 연습을 반복한 결과물입니다. 철저한 준비의 중요성을 간과하지 않는다면 누구나 자신감 넘치는 모습으로 청중을 설득하는 프레젠테이션을 할 수 있습니다. 그렇다면 프레젠테이션 준비는 어떤 과정으로 이루어지는지 지금부터 살펴볼까요?

 

청중이 듣고 싶어하는 이야기가 무엇일지 먼저 고민하라

발표 내용은 듣는 사람이 누구인지에 따라 달라져야 합니다. 그들이 자리에 앉아 있는 목적은 무엇이고, 필요로 하는 정보는 무엇인지, 나에게서 의견을 구하고 싶어 하는지, 이해할 수 있는 정보의 수준은 어느 정도인지 등을 고려해야 하지요. 그들의 입장을 생각하지 않고 자신의 생각과 눈높이에만 맞춰 발표를 준비한다면, 여러분의 프레젠테이션은 청중에게 아무런 의미도 줄 수가 없습니다.

특히 회사에서는 듣는 이가 사업 상의 의사결정을 주도하는 경영진인지, 실제로 업무를 수행하는 실무진인지에 따라 같은 주제를 발표하더라도 구성 내용부터 PPT의 양까지 모든 것이 달라집니다. 의사결정에 있어 최종적인 역할을 하는 경영진에게는 의사결정에 필요한 정보를 제공해야 합니다. 예를 들어 이 사업이 몇 년 안에 어떤 결과를 가져올 것이고, 어느 정도의 수익을 창출할 것인지 등과 같이 일의 실행유무 자체를 결정지을 수 있는 명확한 논거를 제시해 설명해야 합니다. 반면 실무진에게는 주제의 배경부터 실행방식, 효과 및 위험요소 등 관련 내용들에 대해 상세하게 설명합니다.

 

▲사내 워크아웃을 진행하고 있는 GE 파워앤워터 김강석 부장

 

 

연습 또 연습. 연습에 지나침은 없다

발표 내용과 자료에 대한 준비가 끝났으면 이제 실전에 나가기 위한 연습을 해야 할 차례입니다. 프레젠테이션 연습이 중요한 것은, 내용을 아무리 알차게 준비했어도 청중의 주의를 끌지 못하고 제대로 전달하지 못하면 아무 소용이 없기 때문입니다. 특히 화면에 띄운 발표자료를 보고 그대로 읽어 내려가는 것은 발표를 포기하는 것만도 못한 최악의 발표입니다. 자료만 만들어 제공하는 것과 다를 게 없기 때문이겠죠. 따라서 발표자료는 청중들이 한눈에 이해할 수 있도록 간략하게 구성하고, 이를 설명하기 위한 대본을 따로 만드는 것이 좋습니다. 이때 주제에 관련된 내용뿐 아니라 발표 초반에 청중의 관심을 집중시킬 이야기, 중간중간 분위기를 환기시킬 농담까지 꼼꼼하게 정리하는 것이 더욱 효과적인 프레젠테이션을 만들겠죠.

연습할 때는 머릿속에서 발표를 그대로 재현해보는 심상훈련을 반복하는 것도 좋습니다. 단순히 발표 내용을 말로 해보는 정도가 아니라, 농담이나 분위기 전환용 멘트를 실제로 섞여가며 청중이 어떤 표정을 짓거나 반응을 보일지 상상하고, 어떻게 상황을 정리하여 발표를 이어 나갈지 까지 상세하게 재현하는 것입니다. 발표를 시작하기 직전까지 이 훈련을 반복하는 것이 좋습니다. 단, 실제 발표 시 청중이 예상과 다른 반응을 보일 경우 당황하지 않기 위해 여러 가능성을 염두에 두고 다양한 상황을 가정하여 연습한다면 더 완벽한 준비가 되겠죠.

 

 

PPT 만들기, 보기 좋은 떡이 먹기도 좋다

• 백문이 불여일견, 그림이나 표를 활용하자
• PPT는 보고서가 아니다, 청중은 복잡한 자료보다 발표자의 말에 귀 기울인다

발표자의 설명 외에 프레젠테이션을 구성하는 또 하나의 중요한 요소는 바로 PPT입니다. 무조건 화려한 색과 현란한 애니메이션을 사용했다고 해서 좋은 PPT라고 볼 수는 없지요. PPT는 발표 내용을 효과적으로 보조하면서도 발표자로부터 청중의 집중력을 빼앗지 않아야 합니다.

 

백문이 불여일견, 그림이나 표를 활용하자

우리의 뇌가 글자보다 그림을 쉽고 빠르게 처리한다는 것은 과학적으로도 여러 차례 입증된 사실입니다. 그래서 PPT 역시 그림과 도표를 사용해 최대한 시각적으로 표현하는 것이 효과적이지요. 똑같은 정보를 전달할 때 그림과 글자가 어떤 차이를 보여주는지, 그림으로 보여드리는 것이 가장 확실하겠지요?
 

▲ 똑 같은 시간을 나타낸 두 가지 화면, 어느 쪽이 직관적으로 느껴지시나요?

 

PPT는 보고서가 아니다, 복잡한 발표자료를 좋아하는 사람은 없다

간혹 프레젠테이션을 위해 띄워놓은 PPT를 보면, 보고서라고 해도 손색이 없을 만큼 상세한 내용을 작은 글씨로까지 담아 놓은 경우가 있습니다. 이는 발표를 위한 PPT를 만드는 목적과 용도를 전혀 고려하지 않았다고 볼 수 있지요. 모든 자료를 깨알같이 적어놓은 발표 자료는 직급의 상하를 막론하고 어느 누구도 좋아하지 않습니다. 더군다나 PPT에 너무 많은 글과 숫자가 담겨 있으면, 청중이 발표자의 이야기를 한 귀로 흘리며 화면의 글씨에 정신을 집중하는 불상사가 생기기도 합니다. 꼭 필요한 자료가 있다면 원하는 사람만 따로 볼 수 있도록 뒷부분에 부록으로 넣거나 별도의 자료로 나누어주는 방법이 있습니다.

그리고 화면에 글씨가 들어갈 때에는 문장을 완벽하게 작성하는 대신, 핵심 단어 또는 내용을 하나로 압축해 보여주는 표현 등을 나열하는 것이 청중에게 자료를 통해 핵심 내용을 보여줌과 동시에 발표자의 설명에 귀 기울이게 하는 방법입니다. 표현을 훨씬 간결하면서도 말하고자 하는 핵심 내용을 전달하는 것이 더 효과적이겠죠. 이러한 요점 정리에 사용하는 포인트는 한 화면에서 5개를 넘기지 않는 것이 좋습니다. 아무리 간결한 요점 정리라도 그 양이 많아지면 또 다시 복잡해 지니까요.

 

오늘은 이렇게 발표자료 만들기, 연습 등 프레젠테이션을 준비 시 명심해야 할 사항들에 대해 알아보았습니다. 준비 단계에 대해 다루다 보니, 영어 프레젠테이션 보다는 프레젠테이션이라는 자체에 대한 이야기가 대부분이었는데요, 영어는 의사소통 수단의 하나일 뿐이며 궁극적으로는 자신의 뜻을 전달해 상대방을 설득하는 것이 목적이기 때문에 프레젠테이션의 기본기를 탄탄히 하는 것이 무엇보다 중요합니다. 다음 시간에는 영어 프레젠테이션 실전에서 주의해야 할 사항, 영어에 대한 두려움을 극복하고 부족한 영어 실력을 보완하는 방법 등 담을 ‘실전 편’을 소개할 예정이니, 다음 편을 기대해 주세요!

  

[출처] 영어 프레젠테이션, 글로벌 기업 직원의 노하우를 엿보다 ① 준비 편|작성자 GE 상상팩토리